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如何提高综合文稿写作质量
&bsp;&bsp;&bsp;公安机关的综合文稿主要包括简报、总结、汇报、讲话、调研文章等。综合文稿质量是各级公安机关及其从事文字工作人员水平的集中体现,代表着一级机关的脸面和形象也是衡量、检验和评价文秘人员写作能力的重要方面,同时也反映文秘人员辛勤劳动的成果现就如何提高办公室系统和内勤人员综合文稿质量以及应注意和把握的问题,作一探讨。
&bsp;&bsp;&bsp;&bsp;&bsp;&bsp;&bsp;&bsp;&bsp;&bsp;&bsp;综合文稿写作要追求的标准
&bsp;&bsp;&bsp;综合文稿写作是一种创造性的脑力劳动，也是一个综合性极强、涉及面非常广、较难把握的问题。结合心得与体会，综合文稿追求的标准可简单概括为“九要”。
&bsp;&bsp;&bsp;一、主题要突出鹤立鸡群，峰出群山。“意犹帅也，无帅之兵谓之乌合”。文字材料缺少主题，便如同一个人没有了灵魂，一支队伍失去了统帅。失去了统帅的军队将是乌合之众。因此，文字材料在写作过程中，必须突出主题，突出重点，做到详略分配得当，内容轻重有别。
&bsp;&bsp;&bsp;二、层次要清楚轮廓清晰，整体协调。要像台阶，层次分明，莫像慢坡，缓而无节;妥像套餐，有主有次，莫像杂烩某，糊涂一锅。这就好比"搭架子"，要先把最想写的东西计划一下，先写什么，后写什么，安排个合适的次序。"架子"搭得好，文章就能写得有条不紊，脉络分明;如果不会搭架子，层次安排不当，写出的文章就容易前后重复、丢三拉四、上下脱节，影响内容的表现。
&bsp;&bsp;&bsp;三、结构要严谨前呼后应，经得起推敲。文章的内容决定形式，形式反作用于内容，结构对文章内容的表达有着不可忽视的意义，如同园林的布局，同样的山石花木，如果不会安排，让人一览无余，就会使人兴味索然。如果安排巧妙，就会给人和谐美观的享受。因此，文章的结构要在正确反映客观事物的内在联系和固有规律的基础上，做到完整、严谨、匀称。完整即首尾圆合，好比有开头，就需有结尾，不能让文章构成有残缺不全之嫌;严谨指各部分要联结紧密，无斧凿之痕;匀称指层次和段落大小要得当，主次详略要得体，各个部分要搭配相当。这样才能使文章重点更突出，主题得到充分有力的表现。
&bsp;&bsp;&bsp;四、文字要简练高度提炼，使人印象深刻。一篇文章不在于说了多少，而在于听者记住了多少;不在于讲了什么，而在于人家听进去了什么。因此，文章的语言必须做到简练精辟，力求达到“增一字嫌多，减一字嫌少”、"语不惊人誓不休"的效果。如果把一句话说成3句，是罗嗦;把3句话说成0句是思路不清;把0句话说成30句是糊涂一盘。在说清、说透、说全的前提下，用字要尽量准确，用语要尽量简短，用篇要尽量凝炼。如范仲淹“先天下之忧而忧，后天下之乐而乐”的警句，火车道口“一站二看三通过”的提示都体现了这种效果。
&bsp;&bsp;&bsp;五、立意要新颖角度要新，观点要鲜。要善于反向思维、多向思维，善于对一个事物进行立体透视，多角度观察;善于运用认识论武器，从共性中找出个性，从一般中找出特殊，发现此事物与周围事物的新的内在联系，从而发现新鲜的观点。如写一个满面皱纹的老人，虽不可能妙笔生花使其返老还童，但我们可以从历经风雨的冲刷、丰富经历的见证等特殊角度，展现其饱经沧桑的特点。
&bsp;&bsp;&bsp;六、论点要明确提出问题，一目了然。要开门见山，不要拐弯抹角;要开宗明义，不要隐晦含蓄;要直抒胸臆，不要吞吞吐吐。提出问题要尖锐、鲜明，敢于旗帜鲜明地表达自己的观点，论据的使用、论证的方法和过程都必须紧紧围绕中心论点来进行，在突出中心论点上下功夫，以给人留下深刻的印象。如邓小平《对中国改革的两种评论》一文的开头，即是"世界上对我国的经济改草有两种评论"，劈头一句，点明题目。
&bsp;&bsp;&bsp;七、论据要充分引用证据，一清二楚。论据是作者为了某一写作目的，从客观现实生活中搜集、摄取的一系列事实或材料，是直接为主题和论点服务的。文章要摆事实、讲道理，论据就是文章的血肉，否则就会空话连篇、言之无物。因此，要通过深入实际、间接摄取、分析归纳等方法，善于选择代表性材料、新鲜的材料、其实的材料，来表达又章的王题。这样才能以理服人，才能更鲜明地突出主题。
&bsp;&bsp;&bsp;八、论证要有力效果证明，一针见血。写文章就像盖房子一样，沙、石、砖、瓦是不变的，关键要看如何运用恰当的方法，将它们构筑起来。不同用途的房子有不同的建筑方法，不同的主题就决定了必须选用不同的表现方法。分析问题妥深刻、全面，层层深入，阐发规律;解决问题要正确、合理，深刻地提示问题的本质。总之，论证要运用拾当的方法，把一颗颗珍殊有机串连起来，形成项链，突出其光彩、突出其价值。
&bsp;&bsp;&bsp;九、要深入浅出能钻进去，能跳出来。钻进去，就是要提示事物的内在本质，善于从感性认识上升到理性认识。跳出来，就是要了解事物的表面现象，善于把复杂的问题浅显化，用浅显的语言提示了深刻的道理。如毛译东同志在《党委会和工作方法》一文中用“弹钢琴”的比喻，形象直观地说明了党委会工作的主次关系。总之，文字材料的写作能把握好上述要求，将更容易被别人接受，从而在指导工作、传递信息、交流经验中发挥重要的作用。
&bsp;&bsp;&bsp;&bsp;&bsp;&bsp;&bsp;&bsp;&bsp;&bsp;&bsp;&bsp;&bsp;综合文稿的起草过程
&bsp;&bsp;&bsp;&bsp;&bsp;&bsp;无论是简报、总结、调研文章还是汇报、讲话，综合文稿的起草一般要经过明确起草目的（即审题），搜集、整理资料，设计结构和提纲，写作、修改、成文等具体过程。
一、确定主题
起草综合文稿，首先要确定写什么，要产生什么样的效果和作用。搞清楚了这一点，文稿的起草才会有明确的目标;有了明确的目标，在起草工作中才能具有较强的自觉性、针对性、主动性和科学性，减少和避免盲目性和不确定性。因此，在开始着手起草前确定主题，是起草好文稿的重要前提。一般来说，文章的主题只有一个，要紧紧围绕这个主题展开，主题不宜过多，主题多了，文章就散了。
二、搜集资料
主题明确了，下一步就要搜集有关资料，做好充分的基础准备工作。俗话说"巧妇难为无米之炊"。资料搜集地越多越全，起草起来就越容易些，没有充分的资料，写作水平再高的人也很难写出好的文章。搜集资料要尽可能全面、客观、准确掌握情况信息，即做到搜集资料不厌其多、整理资料不厌其烦、储存资料不厌其杂。对搜集的资料要及时学习、分析、研究，真正把"死东西"变成"活东西"。关于收集材料问题需要强调的两点是:一是材抖要积极用，但要服从、服务于文稿的主题和观点，要做到观点和材料的统一。用理论、语录和中央指示要少而精，不要代替自己的阐述;用各种事例要选用最能说明观点的最典型的，要用得贴切，不要以此冲淡了观点;用典故、比喻、古语及群众语言，要用得自然，恰如其分，不要勉强、生硬。二是留材料就要大量地占有材料。古人讲写文章要"厚积薄发"，积之愈厚，发之愈佳。只有大量占有材料，使用材料时才有充分的选择余地，才能用上最好的材料。所以，担负起草任务的人员，必须十分注重对材料的搜集、摄取和积累。要多读书、多看文件资料、多搞调查研究、多接触群众，不断丰富自己的材料库，逐步做到库存丰厚，常备不乏。
三、拟定写作提纲
文章主题明确了，资料收集等基础性准备工作做好了，下一步就是要理清写作思路，拟定好写作提纲，这是达到事半功倍的重要一环。不要急着动手，否则会欲速而不达，事倍功半。比如写领导讲话，一般情况下，由于领导繁忙等原因，很少直接交代写作思路。有的人一味埋怨领导不出思路是不对的，因为领导也有自己思考的过程。因此，起草者要根据讲话的主题、对材料的占有和讲话者本人的意见，拟出写作提纲，交由讲话者提出意见，再按照讲话者提出的意见，对提纲做进一步修改。在拟定写作提纲时最重要的是提炼观点。一篇文稿有了大观点，还要有与之相配套的中观点、小观点。正如构筑房屋除了要有大梁，还要有凛、有椽一样，搭起骨架，再配之以材料，才能完成工程。锤炼观点是拟定提纲的关键一环。锤炼出了观点，组合了观点，就完成了一大半。观点提炼要注意三点:一是观点要正确。这是最基本要求。所谓"正确"，就是要即符合"上情"，符合"下情"。二是观点要鲜明，不能吞吞吐吐、模棱两可，甚至不得要领。三是观点要配套。多个观点要相互照应、相互配套，形成体系，具有内在的逻辑性，发挥"整体效应"，而不应该毫无关联，甚至互相冲突。
四、着手起草
起草文稿的过程，既是按照既定提纲充实内容的过程，也是不断修订写作提纲、不断创新的过程。一是要注意提炼观点，不要流水账式的罗列内容;二是要特别强调逻辑，不但几大部分要讲逻辑，每一部分的每一段、每一句之间也要讲逻辑，不要层次不清，颠三倒四;三是内容高度概括，用语要简练、明快，不要拖泥带水，语言含混不清;四是初稿起草时，要多从内容上、从大的方面考虑问题;五是大、小标题都要准确、鲜明地概括本段、本层的内容。
五、反复修改
修改的过程是一个加工的过程。初稿形成后要精益求精，反复修改。修改的重点包括，提出的观念、观点等是否符合客观形势和工作实际，文章和段落标题是否贴切、能否再更有新意，语言是否重复罗嗦、能否再精练些，等等。修改的具体方法，一般是边读边改、反复阅读推敲、请人指正等。
题目制作是保证文稿质量的关键
一篇文章，应该有与之相匹配的题目。包括全文的大题目和内部段落的小题目。所谓题目，按《现代汉语词典》，是“概括诗文或讲演内容的词句”，是对所要写的文章的内容的一个高度浓缩。古人云：题，额头也；目，眼睛也。文章的题目就如同人的额头、眼睛那么显眼、重要。如果一个人的额头和眼睛很漂亮，很有神，那么这个人在街上的回头率一定很高。俗话说，题好一半文。新颖的、有创意的题目可以起到先声夺人、吸引读者的作用。如：上世纪60年代有一部题目为《红岩》的书，教育、感动了千百万中国青年。此书的原名是《禁锢的世界》，“禁锢的世界”就是监狱，虽然也扣题，但“红岩”则更有号召力。红岩村是中共代表所在地，狱中党员的心向着红岩村。红岩，表达一个革命者的情操和意志，象征着希望和胜利。《红岩》一书的题目色彩鲜明，就很富感染力。
一、题目制作的基本要求
、文章的题目要具体。具体就是有所指，别人通过题目就可以大体知道文章的内容。比如《××公安分局禁赌工作力度大效果好》，一看就知道是总结禁赌工作的；《××公安局加强视频监控系统建设取得实效》，一看就知道说技防建设的。
2、文章的题目要“表里如一”。文章的题目是文章内容的高度概括，题目和内容必须对应统一，否则，就是跑题。决不能靠一个花哨标题掩盖贫乏的内容。正如一个人，收拾得衣冠楚楚，西装革履，颇为中看，但一张口粗话连篇，不堪入耳，只能增人讥笑。
3、文章的题目要新颖。我们要求文章的内容新，题目也要新。要新鲜、独特、醒目，不能陈旧呆滞，让读者兴趣索然。有时候，平常的内容加上一个新颖的题目，会一下子引起读者的关注，使读者迫切地要往下看。
4、题目要简练。简短精炼，有高度概括性，不宜过长。文章的总标题是文章的眼睛，段落标题就像路边的标志牌，突出了文章的关键要素，使读者能够很容易地把握全文。公安机关的领导和民警每天很忙，能挤出时间来浏览我们编发的简报、调研文章等材料，已属不易。如果我们把文章总标题和段落标题制作好，使他们能够跃过一些细节而直接抓住主要观点，留下深刻印象。
二、怎样制作标题
主要有以下方法：
、判断式，直接以文章的中心论点为题目。采用判断式，特点是一语切中要害，指出问题的关键。如：人民日报文章《解放思想需要有“胆”有“识”》，公安民警文章《“用制度管队伍”是正规化建设的关键》，直接以文章要论述的观点作为题目。以文章的论点为题，不但意思十分明确，能让读者一开始就明白文章的论点是什么，而且还可以时时提醒你，论证时不忘紧扣论点，不要偏离中心。
2、概括式，以对文章主要内容的概括为题目。如：《丹江口市公安局建立四项机制构筑水域治安防控体系》，《树立“四种观念”实现“四个目标”积极回应人民群众新期待》，《房县公安局为民警排“三难”解“三忧”》等，在对文章内容高度概括后，用精练的短句叙述，作为标题。特点是观点明确，语言朴实直白。最常用的就是数字归纳法，如树立四种观念、建立四大机制、构筑五大阵地，等等。使用数字归纳时，要尽量避免重复、老套，很多人用过的，你再去用，就没有新意了。另外，一个标题中数字不宜太多，否则让人觉得累赘。如：《××派出所建立五项制度打牢五个基础实现五大提升》，就很拗口。
使用此类标题，文中每段落的标题必须对应反映出是哪些机制、哪些网络等等。如《十堰市公安局坚持“五要”原则着力解决基层警力不足问题》，总标题是坚持五要，在文中每个段落就反映出是哪五要：一、向机关要警力：精简机关转变作风，努力提高上级科学决策水平。二、向管理要警力：加强建章立制警务保障，挖掘自身警力资源潜能。三、向科技要警力：增强公安工作科技含量，充分发挥技术手段作用。四、向社会要警力：牢固树立“民力无穷”观念，重视发动依靠群众。五、向教育要警力：加强公安教育，抓好能力建设，注重提高民警素质。
3、话题式，用文章议论的话题拟定题目。所谓话题就是工作中的一些事件、问题或现象等。作者可根据自己的观察提炼出自己的论点，并加以论证。如：《基层民警身心健康问题的调查与思考》、《派出所接处警问题、原因及办法》等。
4、提问式，对某一事项提出疑问。多以如何××、怎样××等开头，给人以思考，引人入胜。使用此类标题，文章中的段落标题应围绕总标题的提问予以解答。如：汤文江副局长撰写的《做一名怎样的刑警》，文中用了“做一名爱学习、与时并进的刑警；做一名法无情、人有情、心向弱者的刑警；做一名精于法律、博于证据、动于九天、藏于九地的刑警；做一名智勇双全，以智取胜的刑警”等0个段落回答这一问题，每个段都紧扣主题，脉络清晰，一目了然。
5、引用式，引用、化用有关词句，最常见的就是引用上级方针、政策、部署中的关键词，如《把公安基层基础建设成为党委政府保稳定促和谐的长效工程》，“保稳定”、“促和谐”都是上级部署工作中经常提的关键词，正确加以引用，使文章站的角度高，符合上级精神。用此类标题，文章内容一定要与题目相符，既要用事实说话，又要用准确适当的语言表述。随意拔高，脱离实际内容，是不可取的。化用式标题，就是把人们常见熟知的词语转化为文章标题或标题的一部分。如：丹江口市一民警撰写的《信访工作者要有“七情六欲”》，“七情六欲”本意指人自身的基本感情，但本文化用过来，是对信访工作者对工作和群众的感情的概括，起到了吸引读者的作用。
6、对比式，使用前后对比、正反对比、比喻等语法，揭示文章内容。如：《茅箭公安分局增强刑警“软实力”练就破案硬本领》，“软”和“硬”是正反对比，而“软实力”和硬本领则是相互统一，相辅相成的；对比式标题易读易记，给人留下较深印象。又如《房县县委、县政府倾力解决公安“三基”工程建设难题》在段落标题中，分别用为公安机关“输血”、“补钙”、“添力”来比喻强化经费保障、夯实基层基础、弥补警力不足，十分形象，让人一读就懂。
文无定法。除固定格式的公文外，文章的标题、段落标题的制作灵活多样。以上仅举了常见的几种拟制方法，大家可以在实践中可以加强推敲，灵活运用。
三、提炼观点功夫要下在平时
经常写作的同志都有这样的体会，出个思想观点不难，但要出个新观点却不容易。我们写文章，并不是每一次都探索新的领域，研究新的问题，有些文章内容，像理论学习、基层建设、党委班子建设，几乎年年都要讲，过去的很多文章中也都涉及到。有的同志开玩笑：好点子都想绝了，好话都说绝了，但文章还得写，这就需要我们多动脑子，大家都已经明白的道理要尽量避开，上面讲过的东西不能照搬，以往文章中多次用过的不能简单重复，可以通过变换角度、更换关键词等方法，避免雷同。特别是制作大标题、段落标题要力求有深度、有特色，很平、很浅的观点难以打动人。提炼有深度的观点，要对普遍性的问题很好进行概括，要把感觉到的东西点透，要把已有的认识深化一步，能给人以启迪，引起共鸣。我们不仅要重视临阵磨枪，更不可放松平时的努力。就平时的思维锻炼来说，要下的功夫是多方面的，重点要养成三个方面的习惯。
第一，养成学习积累的习惯。厚积才能薄发。古往今来，无数名家的成功都是和他们的丰富积累分不开的。积累的知识，要广泛一些。大政方针、条令条例的有关规定、上级的指示要求;政治工作的优良传统;本职业务知识;单位实际情况等，都是应该掌握的。知识修养是没有穷尽的，积累是一种长期的功夫，考验着毅力。只有持之以恒，才能由点到面，逐渐达到广博。
第二，养成捕捉思想火花的习惯。有的同志说，要成为一个思想敏锐的人，就要使自己的头脑随时处于"临战"状态，平时处理事情，下基层调查，甚至聊天闲谈，都要当有心人，把有价值的思想火花，随时记下来。一定的情况下，一个思想火花，成为一个好的观点，一个问题引发出一项决策，都是可能的。这些点滴的"灵感"、零碎的"火花"，有人称之为“散金碎金”。经过日积月累，必能积少成多、聚沙成塔。如果把它们轻易放过去，等用的时候再去寻找，那就搜肠刮肚也找不到了。
第三，养成独立思考的习惯。自己不动脑子，老是依赖别人，久而久之，就锈死了。坚持独立思考，首先要破除畏难情绪。"智者千虑，必有一失;愚者千虑，必有一得。"不要在乎自己在研究某一材料时提出的见解被采纳了多少，重要的是这样做有利于养成思考问题的习惯。路总是要自己走，早一天丢开拐棍，就可以早一天走得稳当些。一事当前，无论别人怎么看，自己要有主见。坚持独立思考，还要有点攻关不怕难的精神，特别是遇到疑难问题，不要轻易绕过去。很多问题，是自己想通了，还是听别人讲解后认识了，效果是大不一样的。攻下一个难度较大的材料路子，提炼思想观点的能力就会大大前进一步。
几种常用综合文稿撰写时的注意事项
一、公安简报
(一)公安简报的要求
公安简报是公安机关用于反映社会治安情况和本部门业务工作、交流经验的一种内部刊物，是公安机关沟通上下左右的重要信息渠道之一。具体来说，上级机关的简报下发到基层后，起着传达指示、介绍经验、树立典型、推动工作的作用;平行单位之间的简报，可以沟通情况、促进了解、相互借鉴;基层单位的简报，报送上级机关，可以汇报工作、提供信息，起到服务领导决策、表扬先进、鞭策后进的作用。简报内容的要求是必须真实、及时地反映新情况、新经验、新问题。此外，还要做到:
取材一般只限于本部门、本系统、本地区的情况和问题，且侧重于具有普遍意义，能够在工作中发挥指导和借鉴作用的情况和问题。
2能够反映现实情况的发展变化。
3有一定的阅读范围。简报一般根据所反映的内容来确定阅读对象。公安机关的简报，阅读对象一般是本系统和党委、政府的各级领导以及领导机关的工作人员，也包括上级、下级和同级其他部门。
4用第三人称行文，除按语外一般不夹杂过多评论性的修辞。
(二)公安简报的特点
简要迅速。具体表现为内容集中，篇幅简短，文字精练。简报的重要内容都经过修改和推敲，简要、准确地表达了本机关领导的意图、工作情况等。层次越高的简报，综合性的内容就越多。
2针对性强，形式灵活。公安简报一般依据材料的内容和组织材料的目的来决定对上对下的表达。适宜向上反映、报告情况、服务决策的，一般不对下发;基层公安机关的具体工作经验，适宜对下交流的，就不向上反映。但在一定情况下，对上对下定向表述也不是截然分开的，可以同时上报下达。
3注重推理，不用或很少用文学描述性修辞。编辑简报时要尊重事实，注重推理。简报的作用是反映情况，指导工作。反映问题的目的不是要把问题描述得多么具体、生动，而是要服务于总结经验、交流情况，为各级公安机关领导的决策提供参考。因此，在简报中一般不用或很少用文学描述性修辞。这点在较高层次的简报中表现得比较突出。
4文章体例比较灵活。简报体裁格式没行政公文那么严格，既可以是对某一观点的论证，也可以是对某一事项的理论探讨，又可以是某项工作的经验总结，还可以是对某一专题的调查报告。简报题目要醒目，引人注意。正文的写法可以用提出问题、分析问题、解决问题的结构，也可以用先因后果的递进式行文结构。
(三)公安简报的编辑要求
概括来讲，在编辑公安简报时应做到真、快、新、简、活。
"真"，即简报内容应真实、准确，客观反映事件的本来面貌。对不清楚的情况，编辑人员要核对准确，不能凭主观推断。简报观点要鲜明，不能似是而非，反映问题要全面，不能以偏概全，把现象当本质。
编辑时，常常遇到大量的二手资料，一是来自下级的文字或电话报告，这些资料经过层层转手修改，意思可能被改变了;二是传闻性质的消息。一般来说，直接观察到的事物，由于真实性较强，编辑时比较有把握叙述准确。而二手资料，编辑时就需要注意分析判断，力求准确，不经核实不要编人材料，不详细的地方也要补充全面。使用数字时，应处理清楚数字之间的相互关系。如：局部数字不能大于整体等。
2"快"，即在信息采集和简报编印、发行等各个环节做到快速及时，同时注意简报内容的连续性。
3"新"，即根据形势发展变化，及时编发反映新情况、新问题，特别是具有时代特色的政策、思想和工作经验。编辑时，应按照形势需要选准题目，同时注意对材料进行分析，反映倾向性的问题，有理有据，有新意。
4"简"，即要做到内容集中，篇幅简短，文字精练。简报的篇幅不宜过长，一般在500至3000字，理论文章一般也最长不超过5000字。简报的内容要集中，重点要突出，文字要精练，力求言简意骇。尽量不写长句子，以保持文章内容简洁，意思明了。编辑时如果遇到长句，可以改为几个短句。
5"活"。即表现形式多样化，在不脱离真实的原则下，问题应提得尖锐，文字应泼辣、鲜明，生动。
二、汇报材料
工作汇报材料，是指一个地区、一个部门、一个单位的负责人在一些比较正规的场合向上级领导或机关进行T作汇报时所用的文稿。除口头汇报(其实也有腹稿)外，向上级领导汇报工作，一般都要准备汇报材料。工作汇报的好坏，直接反映出汇报人的思想水平和工作能力，关系到能否赢得上级领导或机关对有关工作的认可和支持。那么工作汇报材料到底怎样写?应注意和把握哪些问题?
要围绕上级领导听汇报的意图、要求来写。上级领导到所属单位调研或检查指导工作，听取下级工作汇报，总有一定的目的性，一般会事前打招呼，有时对于听什么情况、听多长时间、采取什么形式、在多大范围汇报等都有明确要求。这就在一定程度上决定了汇报材料写什么、怎么写的问题。明确了这一点，就能有的放矢，少走或不走弯路。
要围绕上级领导的关注点、兴奋点来写。如果上级领导或机关对听取工作汇报没有具体要求，是不是就无法准备汇报材料呢?当然不是。一个有效的做法，就是紧紧抓住上级领导的关注点、兴奋点来起草汇报材料。这就要求在起草汇报材料前，认真研究和了解听汇报的领导人以往和近期最关注什么、当前在抓什么、强调最多的是什么，进而把握其关注点、兴奋点，搞清“最想听什么”这个基本问题，并以此准备材料。
&bsp;&bsp;&bsp;不要给人讲道理。通常情况下，听汇报者多为上级机关首长或部门领导，汇报人则是下级机关、部门或单位的负责人。这种差异决定了汇报工作的人必须摆正自己的位置，不能出现错位。体现在汇报稿上就是不要给人讲道理。听汇报者多数都是上级机关的领导，参与某些政策制定或某项工作决策，了解的情况多，理论政策水平比较高。到基层来，他们主要目的是想掌握更多的情况。如果在汇报工作时总是讲开展某项工作或实行某项政策的重大意义、理论依据，大段阐述道理，就像在给领导人上课。这种角色上出现的错位，于情于理都说不过去。但是，如果上级领导下来主要是了解某项政策实施后基层的反应，或是为制定新的政策而进行调查研究，汇报时就得有必要的理论思考。这种情况下最好用探讨问题的口气，将基层干部和广大群众实践形成的一些观点和看法加以提炼概括。
不宜面面俱到。但凡上级领导到一个地方、一个系统去，多是检查某项工作或了解某方面情况的，而且往往对自己的分管工作密切相关，所以，应当根据领导人的身份、主管或分管的工作来确定汇报的主要内容。起草时要按一定的逻辑顺序筹划汇报稿件的结构，既考虑整个汇报的主线和逻辑关系，又要将一个时期或某方面的工作重点凸现出来。如果是上级领导机关核心层的主要领导，那就应当全面汇报本地区或本系统的工作情况以及最近一个时期的重点工作。如果是主管或分管领导，那就应当在简要介绍面上情况后，集中汇报与领导分工密切相关的工作。这样考虑详略得当，便于控制字数，有利于节约时间，让领导人在基本掌握一个地方、系统或部门总体工作情况的同时，对自己关心的事情有更为详尽的了解。尤其是领导人曾经多次来过的地方，千万注意不能每次都把基本情况、优劣势分析照搬上去，这样容易让人产生反感情绪。
不必齐头并进。一个地方、一个系统、一个单位，涉及的事情尽管谈不上千头万绪，但总有若干个方面。一项工作，在不同地方、部门和单位的工作重点也不相同，具体抓法也不完全相同，进展和结果肯定不会一模一样。起草汇报稿时，关键是要选择好侧重点，不必把每一项工作都从开始部署罗列到最后取得成绩。要坚持有什么说什么，不要用相同的时间去交待每一件事情，也不要用相同的标准去衡量同一项工作，不必时时、事事、处处齐头并进。一般地讲，对实施时间比较长、取得成绩比较突出的工作，重点讲取得的成效;对各地都下力抓并且都取得明显成绩的事情，就重点说抓这项工作中不同于别人的做法、工作的特色亮点;对上级特别关心、本地也的确抓出了成绩的工作，汇报的重点就是提炼的经验启示或深层次的思考;对刚刚安排的一些工作，主要汇报工作思路;对有些在本地还没有完全铺开或没有做好的工作，主要交待清楚原因就行了，尤其要交待工作未能开展起来的主客观因素。
不能沿用讲话口气。汇报稿中最常见的问题是受习惯的影响，容易把讲话中对某项工作进展情况的分析、取得成绩的概括甚至对下级的指示和要求等自觉不自觉地带到汇报稿中去，让人感到汇报者骄傲自满、目中元人。这是长期起草讲话稿的人在起草汇报稿时必须首先克服的问题，实际操作起来也是最难的事情。我觉得一个有效办法就是起草者多作换位思考，假如是自己去听汇报，看这方面应该汇报什么，自己最想听的话是什么。把这些搞清楚了，就把准了起草时应当突出的重点和可以采用的语言的脉。在具体起草中，要注意语言的运用，既要生动，又要准确;既要大量运用规范的通用语言，叉要适当照顾地方方言，同时还要充分考虑听汇报者的处事风格、思维特点、语言习惯，等等。但不管怎么说，在起草汇报稿时，应当追求朴实平和、生动鲜明的语言风格。
不能言之无物。事实胜于雄辩。汇报工作，顾名思义就是要汇报全面工作或者某项工作的进展情况、主要成绩和存在问题，一定要注意用事实说话，并且要把话说得中听些。我们起草汇报稿，既要说清总体情况，又要有一些鲜活的第一手资料，不能只讲面上的宏观情况，更不能用大话、套话、空话去应付差事。这就要求文稿起草人员必须经常深入基层，到群众中去了解和掌握情况;必须注意测览甚至仔细阅读各地送来的有关资料，始终做到胸中有全局、手上有典型。
三、领导讲话
领导讲话是综合部门常见的文字材料，是办公室系统的文字工作人员必须熟悉和掌握的一项基本功。撰写领导讲话应从以下三个方面去努力。
（一）在写作特点上，注意奏好四部曲。第一，进入领导角色。要有意识地使用领导眼光，运用领导魄力，高屋建领，观察问题，分析问题，处理问题，使所写的讲话材料既有气势，又有魄力;既有广度，又有深度。不能脱离领导，站在局外，凭自己的主观想象去东拼西凑。第二，展示领导艺术。讲话的内容一般包括三个方面:上级机关要求做什么，为什么;我们要做什么，怎样做;不能做什么，为什么不能。因此，它要求讲话材料既要体现一定的理论水平，又要展示高超的领导艺术。第三，推出领导举措。领导讲话通常是为了部署某项工作或开展某项活动而作出的。因此，必须有明确的指导思想和过硬的工作举措。第四，运用领导语言。正确运用领导讲话时的特殊语言。一是态度要鲜明。哪是对的，哪是错的，哪些肯定，哪些存疑，都不能含糊，更不能左右逢源，折申调和。二是结构要醒目。要在一些"显眼"的地方下点工夫，特别是文中要善于使用小标题或提要式的语句，使人对要阐述的问题一目了然。三是对比要鲜明。论证多用对比，有两个相互对应的典型事例，就会给人留下深刻的印象。总之，要通过丰富的材料，使观点突出、论据充足、论证充分，使听者听得明白，受到启发。四是语言要有新意，力戒陈词老调。公安机关领导的许多讲话都是传达贯彻上级会议的精神，要必须避免"下抄上"、"如法炮制"的问题。使领导讲话富有新意，可以转换论述方式，如换正面论述为反面论述、换集中论述为分散论述，或者把一般句式转换为排比句式，也可以适当采用比喻、借代、排比、对仗、幽默、警句等修辞方式，增强讲话的感染力、战斗力。
（二）在写作方法上，注意走好六步棋。一是查阅文件，吃透精神。对上级机关下发的正式文件和上级领导作出的重要讲话，要认真阅读，细心研究，把握要点，融入讲话材料。二是深人调查，摸清情况。“没有调查，就没有发言权”。起草讲话稿之前，要运用多种方式，从不同角度、各种层次、多个侧面，获得来自基层单位的实际情况。三是研究消化，提炼升华。对调查获得的材料进行梳理筛选，去粗取精，去伪存真，凝炼升华，形成鲜明主题。四是征求意见，罗列提纲。形成文字材料之前，应向领导本人征求意见，包括篇幅的长短、内容的多少、表扬事项与批评事项等等。征求意见之后，拟定提纲。五是挥笔疾书，一气呵成。文章的框架扎好了，下一步就是添枝加叶、排花润色了。经过构思酝酿之后，动笔行文，集中精力，一次完稿。六是字斟句酌，严审细核。一次写成的稿子毕竟有点粗糙，必须认真细致地进行修改和校核。不仅要从大的方面如观点、材料、结构等方面考虑，而且要从小的方面如题目、语言、标点等方面加以修改。
（三）在写作技巧上，注意把好三道关。领导讲话的结构一般包括导言、主体和结尾三部分，也就是通常所说的"三道关"。(一)导言。导言是讲话稿的开头。这段文字尽管份量不大，但颇为重要。它既是标题及事由的承接，又是主体内容展开的序幕，对全文起着提纲擎领的作用。(二)主体。主体部分是领导讲话的核心。主体部分主要有两种基本结构模式，一种是"三段论"结构，一种是"独联体"结构。所谓"三段论"结构，是指文章的大结构分为三部分。比如在历年的全国公安厅局长会议上的主报告大多是这种结构。一般第一部分主要讲情况、工作，总结前一阶段的工作成绩和经验，肯定成绩，增强信心，这一部分一般比较概括，分几个方面总结工作情况，或者用总结经验的方式把所做的工作情况分列出来。第二部分主要讲面临的形势、存在的问题及其原因，目的是增强工作紧迫感，找准问题的症结所在，为下一步提出措施打好基础。第三部分主要讲措施、建议，目的是解决问题，推动工作，达到讲话的目的。"三段论"结构的优点是，文章布局层层递进，结构比较清晰，起草起来比较容易，同时也容易造成面面俱到、大而全、重点不突出等问题。&bsp;&bsp;&bsp;所谓"独联体"结构，是指文章的每一部分都独立成篇，各个部分可连接起来成文。这种结构一般在谈话稿、发言稿等中经常用到。这种结构的优点是每个问题都说得比较透，思维具有可连贯性，便于听者理解，并且通篇几大部分之间不受逻辑方面的限制，几个问题可以平摆来讲，这种结构非常适合于领导下基层对各方面工作进行调研检查时的谈话稿。但是，这种写法也有自身的缺点，那就是容易重复，因为一些问题的产生原因可能是共同的，有些工作之间也存在相互交叉的地方，处理的难度比较大，写不好，容易给人造成重点不突出的印象。&bsp;&bsp;(三)结尾。结尾是领导讲话的收尾部分。一般表明讲话人对会议的看法、希望和祝愿，是对全篇讲话内容的总书。其形式有五种:一是总结式。对全文进行总结概括，起强调作用。二是召唤式。向参加会议的同志或一定范围内的同志发出号召。三是预测式。对某项工作的完成情况作出分析与预测。四是希望式。对会议或某项工作寄予的希望。五是鼓舞式。为完成某项重要工作任务而鼓劲加油。写作领导讲话的各个部分应遵循三条原则:一是导言部分要简明扼要;二是主体部分要详尽丰满;三是结尾部分要升华。
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