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第一章&bsp;总则
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第一条&bsp;为了加强我院档案管理工作，充分发挥档案在学院各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》，结合我院实际，制订本办法。
第二条&bsp;学院在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料，均属学院档案。
第三条&bsp;学院档案是全院师生员工劳动智慧的结晶，是各项工作的真实记录，是重要的信息资源，是历史的凭证。
第四条 档案工作是学院工作的重要组成部分，也是衡量学院教育质量和管理水平的重要标志。学院各部门应加强对档案工作的管理，切实把它纳入教学、科研、党政管理工作中。
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第二章&bsp;领导体制和机构设置
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第五条&bsp;学院档案室是党办、院办属下的科级单位，学院档案工作由主管党办、院办的院领导分管。档案室既是学院档案工作的职能管理部门，又是全院档案工作的业务部门，负责永久保存和提供利用学院的重要档案；业务上接受广东省档案局的指导、监督和检查。
第六条&bsp;档案室的基本任务是：
（一）贯彻执行国家关于档案工作的政策法规，规划全院档案工作。制订学院档案工作规章制度，监督、指导、检查执行情况。
（二）负责对各部门的档案工作进行监督检查和指导，对各部门专兼职档案人员进行业务培训。
（三）贯彻执行《保密法》以及上级关于保守党和国家机密的规定，维护档案的安全。
（四）负责学院档案的接收（征集）、整理、分类、鉴定、保管、统计等工作。
（五）编制检索工具和参考资料，提供档案信息，为全院的各项工作服务。
（六）参加档案学术研究和协作交流活动，开展档案宣传和教育活动。
第七条&bsp;学院各部门应有名负责人分管本部门的档案工作，并配备-2名专（兼）职人员，负责本部门档案的收集、整理和移交。
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第三章&bsp;经费、库房和设备
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&bsp;&bsp;&bsp;第八条&bsp;学院档案工作所需经费，列入学院经费预算，统筹解决。学院各职能部门应对用于保存本部门归档文件所需的档案装具等设备，在部门经费中给予支持。
&bsp;&bsp;&bsp;第九条&bsp;学院必须为档案部门提供专用的、符合档案管理要求的档案库房。
第十条&bsp;学院要有计划地为档案部门配置必要的设备，逐步实现档案现代化管理。
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第四章&bsp;档案的形成和归档
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第十一条&bsp;学院对全院档案实行集中统一管理（人事档案除外），特殊载体档案可实行分室管理。学院各项工作应与档案工作实行“三纳入”、“四同步”，即纳入工作计划和规划，纳入管理制度，纳入教学、科研和党政管理人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时布置、检查、总结、验收档案工作。
第十二条&bsp;实行由文件材料形成部门归档制度。各部门负责档案工作的有关人员应按《高等学校档案工作规范》的要求，对形成的文件材料积累、整理，按时移交档案室。
个人在从事教学、科研和党政管理等职务活动中形成的各种载体的文件材料，必须按规定归档，任何个人和部门不得据为已有。
提倡个人向学院捐赠在非职务活动中形成的档案材料，学院档案室必须做好此类档案的接收和管理。
第十三条&bsp;上报科研成果、验收基建工程以及精、贵、稀仪器设备（价值在0万元以上）开箱，有关部门应会同学院档案室对应归档的文件材料加以审查，凡归档材料不完整、不齐全的项目，学院将不予验收或上报成果。
第十四条&bsp;归档时间
（一）党政部门，应当在次年3月底前归档。
（二）教学部门，应当在次学年寒假前（2月）归档；学生学籍表等在该届学生毕业的次学年寒假前归档。
（三）科研、基建、设备部门的项目材料，在项目完成后两个月内归档。
（四）财会类档案，每3年向档案室移交一次，移交时间为每年的3月底前。
第十五条&bsp;注意做好电子文件和特殊载体档案的管理工作。在电子文件归档时，实行电子版和纸质版双套制管理，做到逻辑归档和物理归档时有相关信息的移交登记表。反映学院重大活动、重要事件的声像档案，由档案室和形成部门各存套。暂未能由档案室管理的具有保存价值的声像载体档案，档案形成部门每年编制新增加声像档案的目录，交档案室。学院档案室应定期到有关部门了解声像载体档案的管理情况。
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第五章&bsp;档案管理
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第十六条&bsp;学院档案室接收档案必须履行手续，须按移交清册目录认真清点，交接双方签名盖章。
第十七条&bsp;档案室对接收的档案，根据上级的有关规定，划分为党群、行政、教学、科研、基建、设备、出版、外事、财会等类别进行分类编号、排列和管理。
第十八条&bsp;档案室对归档档案须编制各种检索工具，并将档案数据存贮到计算机中，实现与本单位现代化管理同步发展。
第十九条&bsp;单位撤销、合并和人员调动时，必须办理档案移交手续，不得私自带走和销毁档案材料。
第二十条&bsp;档案室定期对库存保管期满的档案进行鉴定，和有关部门组成鉴定小组，对到期的档案提出销毁或延长保管期限的意见，登记造册，经分管学院领导批准后，方可存毁。
第二十一条&bsp;严格执行档案库房管理制度和做好档案统计工作。学院积极创造条件，档案室具体执行，做好防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光工作和统计工作，每天认真做好库房的温湿度登记工作，确保库存档案的安全和利用。
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第六章&bsp;档案的利用
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第二十二条&bsp;档案室应编制各种必要的检索工具、参考资料和统计资料，努力为利用者提供方便，主动做好提供利用和服务工作。
第二十三条&bsp;档案室属开放范围的档案资料向本院的教职员工提供利用。因工作需要和有正当的理由，按规定办理有关手续，经批准可调阅属控制范围的档案。外单位人员需借阅档案，应持介绍信和有效证件，经有关领导批准。
第二十四条&bsp;凡利用者均应按规定办理借阅手续，在档案室查阅。确需借出档案，须经档案室负责人同意，必要时须经党办、院办主任批准。借出档案要妥善保管按时归还，属控制范围档案需公布或携带出境，要按规定办理手续。
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第七章&bsp;考核、奖励与处罚
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第二十五条&bsp;学院档案部门应建立考核和评估制度，明确岗位职责。对优秀的专、兼职档案人员和突出的服务成果、研究成果给予表扬和奖励。
第二十六条&bsp;对于违反《档案法》的行为，应根据《档案法实施办法》和《广东省档案违法行为处罚办法》的规定予以处罚。
第二十七条&bsp;需要销毁的档案，必须造清册，报主管档案工作的院领导批准后，方可销毁。未经鉴定和批准，任何部门或个人不得销毁任何档案。
第二十八条&bsp;保密档案的管理和利用，密级的变更和解密，必须按照国家有关保密的法律和行政法规的规定办理。
第二十九条&bsp;本办法自公布之日起执行，由学院档案室负责解释。